Полноценная система электронного документооборота "ДокМенеджер" для Государственного учреждения "294 ЦСООР"

СодержаниеВведение…………………………………………………………………… 4
1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности "КАК ЕСТЬ"…………………....... 8
1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности……………………… 8
1.1.2 Организационная структура управления предприятием…………......... 10
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации………………………………………...... 13
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов……………………………………….. 13
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач……....... 14
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники для решения задачи……………………………………….......... 15
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации "КАК ДОЛЖНО БЫТЬ"…………………………………………………. 19
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи……….. 19
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи……………..... 25
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации задачи……………………………………………………………………… 29
1.4 Обоснование проектных решений……………………………………..... 34
1.4.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению………………………………………………………………. 34
1.4.2 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению………………………………………………………………. 37
1.4.3 Обоснование проектных решений по программному обеспечению………………………………………………………………. 38
Проектная часть………………………………………………………...………... 44
2.1.1 Этапы жизненного цикла проекта автоматизации……………………... 44
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание………. 52
2.2 Информационное обеспечение задачи………………………………….. 55
2.2.1 Информационная модель и её описание………………………………... 55
2.2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования…………….. 57
2.2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации……………………………………………………….............. 59
2.2.4 Характеристика результатной информации……………………………. 64
2.2.5 Формализация расчётов показателей…………………………………… 68
2.3 Программное обеспечение задачи………………………………………. 70
2.3.1 Общие положения (Дерево функций и сценарий диалога)……………. 70
2.3.3 Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)….. 77
2.3.4 Описание программных модулей……………………………………….. 79
2.4 Технологическое обеспечение…………………………………………... 86
2.4.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки и выдачи информации………………………………………………………………… 86
2.4.2 Схемы технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации……………………………………………………….. 87
2.5 Контрольный пример реализации проекта и его описание……………... 92
Обоснование экономической эффективности проекта ………………………… 105
3.1 Выбор методики расчета трудоемкости разработки и затрат…………... 105
3.2 Расчёт показателей экономической эффективности проекта…………... 110
Заключение…………………………………………………………………………. 117
Список литературы………………………………………………………………… 120
Приложения 121
ВведениеВ результате стремительного роста конкуренции, руководство компаний все чаще обращается к вопросам управляемости предприятия и повышения качества предоставляемых услуг и продуктов. Для внедрения любой методики повышения управляемости предприятия необходимо обеспечить две ключевые возможности:
Оперативно и с минимумом затрат изменить что-либо в существующих процессах предприятия;
Получить адекватную и достоверную информацию о текущем состоянии дел, чтобы принимать правильные решения о вносимых изменениях.
Одним из самых простых методов повышения управляемости предприятия и качества производства (а значит, и конкурентоспособности предприятия), примененных за последние сто лет, является внедрение конвейера или автоматизированных систем. В основе этого метода лежит повышение эффективности работы за счет специализации - разделение производства на этапы и операции, однозначное назначение исполнителей на каждом этапе и последующее совершенствование всего процесса.
Применение принципов конвейера в новом свете есть создание системы управления предприятием на основе системы бизнес-процессов и последующего совершенствования этих бизнес-процессов.
Очевидно, что при решении задачи повышения эффективности бизнес-процессов, необходимо позаботиться об основе любого конвейера: системе автоматизированного перемещения "изделия" от исполнителя к исполнителю - конвейерной ленты. То есть о системах автоматизации бизнес-процессов, берущей на себя, в частности, функции передачи информации, требуемой для выполнения процесса (документ).
Практически вся деятельность современного промышленного предприятия, будь то согласование приказа, или подписание договора, или выпуск и поставка продукции, оказывается опутанной необходимостью работы с различными документами. Избежать этого невозможно, поэтому не в последнюю очередь необходимо позаботиться о повышении эффективности и управляемости именно документоориентированных бизнес-процессов.
Современная экономика в период глобализации определяет набор требований к современному бизнесу. Одним из основных таких требований является способность работы на подвижном, быстро меняющемся рынке. Конкурентоспособность может быть обеспечена на предприятиях с процессно-ориентированным подходом к организации бизнеса и контролируемыми процессами. Сделать процессы на предприятии контролируемыми и прозрачными позволяют только те механизмы, которые показывают руководству ход потоков работ и документов благодаря возможностям получения наглядных отчетов, отражающих состояние различных участков бизнеса.
Другие проблемы организации бизнес-процессов связана с тем, что в деятельность любой компании присутствует необходимость постоянной обработки большого количества документов - договоров, счетов-фактур, платежных поручений и другой важной в бизнесе документации. Проходя каждую инстанцию при обработке, документ должен быть, проверен, заверен и отправлен далее. С учетом присутствия в любой работе непредсказуемого человеческого фактора - ошибки, опоздания, потери документов и данных - отведенное документу время на прохождение всех ступеней затягивается. В итоге, чем сложнее технологическая цепочка бизнес-процесса, чем крупнее и более разветвлено предприятие, тем больший ущерб организация может понести, организуя работу вручную и "на бумаге".
Автоматизируя документоориентированные бизнес-процессы, организация страхует себя от таких проблем, как нарушение хода процедур работы, установленных в организации, несанкционированного доступа сотрудников к функциям и документам, огромных объемов потерянных документов и информации. В конечном итоге предотвращение вышеперечисленных проблем влияет на сокращение временных издержек и повышение качества бизнеса организации.
Благодаря внедрению системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, документы уже не попадут к руководителю на стол, не пройдя соответствующих согласований и проверок финансовой, юридической и других служб, а у руководства появляется возможность контроля и быстрого реагирования на появляющиеся "узкие места" бизнеса.


Проблемы, решаемые в рамках данного проекта
Любое растущее предприятие сталкивается в процессе своей работы со следующими проблемами:
Отсутствие целостной картины выполнения работ. Желание проконтролировать выполнение тех или иных проектов выливается в необходимость обзвона / обхода всех участвующих в проекте лиц. Руководители отделов Государственного учреждения "294 ЦСООР" должны в реальном времени просматривать, на какой стадии находятся поручения (задания), которые они назначили сотрудникам, а также могли получать отчёты о выполненных задания, которые соответствовали нормам делопроизводства в компании. Руководителям отделов необходимо, назначать исполнителей по заданиям в системе электронного документооборота, а также назначать сотрудников, которые будут следить за ходом обработки поручений.
Стратегия, изложенная на бумаге руководством, совсем не обязательно воплощается в жизнь предприятия. То, что задумали руководители, не всегда выполняется именно таким образом. Руководство может об этом так никогда и не узнать, а в итоге - упущенные возможности, неполученная прибыль, снижении конкуренции.
Долгий путь от принятия решения до его внедрения в жизнь предприятия. Решения руководства, изложенные на бумаге, могут долгое время пылиться на столах секретарей, начальников отделов и так никогда и не дойти до исполнителей. Бумажный документ может быть утерян или испорчен и на его восстановление может потребоваться много времени.
Ненадежная информация для принятия решений. Данные в аналитических сводках оказываются не реальными, а подогнанными под требуемый результат.
Утеря документов, распоряжений руководства. Бумажные документы, задания, записанные на листочках бумаги, теряются в груде себе подобных, множащихся на рабочих местах Ваших сотрудников. Не говоря о снижении эффективности работы, такие события часто приводят к дополнительным затратам на разбирательства в судебных инстанциях и т.п.
Длительный поиск документов. Найти нужный документ в нужный момент бывает совсем непросто, что часто отражается на сроках подготовки ответов клиентам, исполнении заданий и т.п.
Все это вместе выливается в то, что организация не имеет возможности совершенствоваться с требуемой рынком скоростью, а значит, неизбежно теряет клиентов, предпочитающих более скоростной и качественный сервис.
Все эти факторы говорят о том, что Государственному учреждению "294 ЦСООР" нужна полноценная система электронного документооборота с функциями контроля и исполнения заданий, соответствующая нормам делопроизводства на территории РФ.
Система под названием "ДокМенеджер" предназначена для регистрации, хранения, поиска документов на предприятии, функции контроля и исполнения, которые разрабатываются в данном дипломном проекте, написаны на языке программирования Visual Basic 6, в качестве сервера базы данных используется Microsoft SQL Server 2000.

Список литературы1. Эффективная работа : SQL Server 2000 (+CD) - СПб.: Питер: к.: Издательская группа BHV, 2002-992.: ил.
2. Корпоративный документооборот: Принципы, технологии, методология внедрения. Майкл Дж. Д. Саттон .2002г.
3. Базы данных. Основы, проектирование, использование БХВ-Петербург, 2006 г.
4. "Автоматизированное тестирование программного обеспечения. Внедрение, управление и эксплуатация"
5. Информационное обеспечение, поддержка и сопровождение жизненного цикла изделия". Бакаев В.В., Судов Е.В., Гомозов В.А. и др./ Под ред. В.В. Бакаева.: Машиностроение-1, 2005г.
6. "Информационное обеспечение, поддержка и сопровождение жизненного цикла изделия". Бакаев В.В., Судов Е.В., Гомозов В.А. и др./ Под ред. В.В. Бакаева.: Машиностроение-1, 2005г.
7. Базис- центр БАЗИС-СКЛАД WWW: http://www.bazissoft.ru/content/view/32/73
8. Interface Ltd WWW: http://www.interface.ru/fset.asp?Url=/microsoft/msql2000.htm
9. Преимущества WIN 2003 Server WWW: http://oslonghorn.narod.ru/preim.htm
10. Avacco.ru WWW: http://www.avacco.ru/page.asp?code=skladskoe_hozyaystvo
11. Компания 1С WWW: http://www.1c.ru/
12. Soft trade lab WWW: http://www.softtrade.ru/statii+i+ssylki/avtomatizaciya+skladskogo+ucheta/default.aspx