| Введение | Задание 1. Концепция баз данных в управлении делопроизводством
Документированная информация (документ) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. [1]
Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. [2]
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. [3]
Вся документация организации делится на три документопотока:
" входящие (поступающие) документы;
" исходящие (отправляемые) документы;
" внутренние документы.
По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий:
" входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;
" в pa6оте, которые ждут его действий;
" на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.
" В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
" прием и первичная обработка документов;
" предварительное рассмотрение и распределение документов;
" регистрация;
" контроль за исполнением;
" информационно-справочная работа;
" исполнение документов и отправка.
Принципы автоматизации делопроизводства
С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
|
