АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА и его автоматизация НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО ТД «АВДОН»

СодержаниеВВЕДЕНИЕ 3
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА СОВРЕМЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ 7
1.1 Понятие документооборот и его характеристика 7
1.2 Нормативно-методическая база документооборота 12
1.3 Материально-техническое обеспечение документооборота 21
1.4 Особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия 27
2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО ТД "АВДОН" 32
2.1 Краткая характеристика деятельности 32
2.2 Анализ документооборота предприятия 35
2.3 Анализ преимуществ и недостатков программного обеспечения на предприятии 49
3. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО ТД "АВДОН" 59
3.1 Технические и системные требования внедрения программы 59
3.2 Эффективность использования учетных задач 62
3.3 Внедрение системы электронного документооборота на предприятии 67
Заключение 80
Список использованных источников и литературы 83
Приложения 88


ВведениеОрганизации, осуществляющие свою деятельность на территории Российской Федерации, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности получают, обрабатывают, используют, создают, хранят официальные документы, то есть документы, созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.
Должностные лица, работающие с документами, должны иметь ясное представление о том, как документы попадают в организацию, кто и в какой последовательности их обрабатывает, что происходит с документами после того, как работа с ними закончена.
Работа с документами предполагает хорошо организованный, рациональный, документооборот, т. е.:
- оперативный;
- прямоточный;
- целесообразный;
- максимально единообразный.
Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной разгрузки подразделений и должностных лиц. Оказывает большое положительное влияние на управленческий персонал. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.
Документооборот - это путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. Документооборот в организации - это сложная система, требующая постоянного контроля и регулирования и оказывающая значительное влияние на эффективность деятельности организации.
Осуществляется документооборот в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т. п.).
Движение документов должно быть прямоточным, то есть исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.
Современным организациям жизненно важно совершенствовать ДОУ. Это прежде всего связано с тем, что документационное обеспечение управления оказывает непосредственное влияние на качество принятия управленческих решений. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется в основном стихийно, не принимая во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ, накопленный в России за последние 175 лет [35,стр. 110].
С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. При этом возникают следующие основные проблемы. Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль. В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.
Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.
Наиболее распространенное решение - это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода, как правило, являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.
Один из самых важных факторов успешного развития организации - это ее качественное управление. И следствием этoгo будет неизменный рoст oбoрота, прибыли предприятия и благoсoстoяния сoтрудников.
Если постараться выявить основные функциональные части (компоненты) в управлении предприятиями и организациями, они будут выглядеть так. Система автоматизации делопроизводства должна включать средства и правила создания документов, ведения их электронного архива, поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.

Практически каждая организация сталкивается с проблемами в делопроизводстве, даже если речь не идет об его автоматизации: документы теряются, не контролируются, не исполняются и т. д. За счет улучшения ведения делопроизводства предприятия и организации получают реальный шанс улучшить качество своего управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики.
Актуальность и не достаточная разработанность определили выбор темы исследования выпускной квалификационной работы, ее цель и задачи.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических аспектов документооборота предприятия и проведение анализа документооборота на примере конкретной организации.
В соответствии с поставленной целью определены задачи исследования выпускной квалификационной работы:
- изучить теоретические основы организации документооборота современного предприятия;
- определить особенности и тенденции развития организации документооборота современного предприятия;
- провести анализ деятельности и организации документооборота исследуемого предприятия;
- проанализировать систему автоматизации документооборота, особенности ее внедрения, преимущества и недостатки.
Предметом исследования является документооборот современного предприятия.
Объектом исследования была выбрана компания ООО Торговый дом "Авдон".
Теоретической основой выполнения исследования послужили нормативно-законодательные акты, специальная литература, научные труды и практические разработки российских и зарубежных ученых и исследователей в области документационного обеспечения управления и делопроизводства.
Список литературы1. Конституция Российской Федерации // СПС Гарант
2. Гражданский кодекс РФ ч.I - II. от 21 октября 1994 года // СПС Гарант
3. Федеральный закон Российской Федерации "О техническом регулировании" № 184-ФЗ от 27.12.2002 (в редакции от 01.05.2007) // СПС Гарант
4. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" № 1-ФЗ от 10.02.2002. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.
5. Федеральный закон № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 г. // СПС Гарант
6. Федеральный закон. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 г. (с изменениями на 13 мая 2008 г.) // СПС Гарант
7. Федеральный закон № 98-ФЗ "О коммерческой тайне" от 29 июля 2004 г. (с изменениями на 24 июля 2007 г.) // СПС Гарант
8. Федеральный закон № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. (с изменениями на 8 ноября 2007 г.) // СПС Гарант
9. Федеральный закон № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" от 29 декабря 1994 г. (с изменениями на 23 июля 2008 г.) // СПС Гарант
10. Федеральный закон № 5485-1 "О государственной тайне" от 21 июля 1993 г. (с изменениями на 1 декабря 2007 г.) // СПС Гарант
11. Постановление Правительства № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" от 15 июня 2009 г. // СПС Гарант
12. Указ Президента РФ № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. (с изменениями на 23 сентября 2005 г.) // СПС Гарант
13. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. // СПС Гарант
14. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г. // СПС Гарант
15. Постановление Минтруда России № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления" от 25 ноября 1994 г. // СПС Гарант
16. Приказ Росархива № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия" от 18 августа 1992 г. // СПС Гарант
17. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. // СПС Гарант
18. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 2008.
19. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., Издательство стандартов, 2003
20. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Oсновные термины и определения. М., Издательство стандартов 2006
21. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, сoздаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М., Издательство стандартов, 2002
22. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы дoкументации. Требования к построению фoрмуляра-oбразца. М., Издательство стандартов, 2004.
23. ГОСТ 17914-72. Oбложки дел длительных срoкoв хранения. Типы, размеры и технические требoвания. М., Издательство стандартов, 2001
24. ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи, М., Издательство стандартов,2002
25. ГОСТ Р 1.5-92 "Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов". М., Издательство стандартов, 2002.
26. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 2009, 75 с.
27. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 2005.
28. Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). ВНИИДАД, 2006.
29. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практич. пособие. - М.: КНОРУС, 2008. - 256 с.
30. Анодина Н.Н. Документооборот в организации. - М.: Омега-Л, 2009. - 176 с.
31. Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Документооборот. Прикладные аспекты. - М.:
32. Басаков М.И. Документы и документооборот коммерческой организации. - М.: Феникс, 2009. - 416 с.
33. Байкова И.Ю. Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами. - М.: Эксмо, 2010. - 288 с.
34. Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. - М.: Издательство "Книжный мир", 2008. - 416 с.
35. Веселов П.В. Документы в сфере управления "Феникс". - 2000 - 254 с.
36. Документационное обеспечение управления /Гринберг А.С., Горбачев Н.Н., Мухаметшина О.А. - М.: Юнити-Дана, 2010. - 392 с.
37. Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления. - М.: Инфра-М, 2010. - 368 с.
38. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.: Учеб.пособие. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 304 с.
39. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2010. - 576 с.
40. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел - Синтез", 2008 - с.232
41. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2009. №4. С. 56-59.
42. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2009. №4. С. 19-25.
43. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. - М.: Ось-89, 2009. - 144 с.
44. Орлов В.В., Карташов Б.И. Документация и документооборот: Учеб. пособие. - Спб.: ВТУЗ-ЛМЗ, 2007. - 409с.
45. Орехов С.А. Документационное обеспечение управления. / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2003. - 31с.
46. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления. - М.: Академия, 2009. - 176 с.
47. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект. - 2009, 384 с.
48. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учеб. - М.: Издательский центр "Академия", 2008, - 224 с.
49. Сенкевич В. Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота, PayBot LLC.
50. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. Учеб. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2007. - 176 с.
51. www.1c-kpd.ru
52. www.v8.1c.ru
53. www.eos.ru
54. www.1c.ru