Эффективность автоматизации документооборота

СодержаниеВведение
1. Теоретическая часть
1.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления
1.2 Распознавание образов как неотъемлемый этап работы в системе электронного документооборота (СЭД)
1.3 Жизненный цикл документа
1.4 Согласование документов в СЭД
1.5 Работа с шаблоном документа
1.6 Организация создания АС ДОУ
1.7 Международные требования к системам автоматизации делопроизводства
1.8 Обзор СЭД на российском рынке
1.8.1 Краткие характеристики системы "CompanyMedia"
1.8.2 Краткие характеристики системы "LanDocs"
1.8.3 Краткие характеристики системы "Optima-Workflow"
1.8.4 Краткие характеристики системы "БОСС-Референт"
1.8.5 Краткие характеристики системы "Дело"
1.8.6 Краткие характеристики системы "Евфрат-Документооборот"
1.8.7 Краткие характеристики системы "PayDox"
1.9 Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия
2. Практическая часть
2.1 Постановка цели
2.2 Моделирование организации
2.3 Внедрение СЭД PayDox
2.3.1 Архитектура системы
2.3.2 Структура электронного документа
2.3.3 Настройка установки системы
2.3.4 Создание сложных форм документов
2.3.5 Настройка связи с MS Word
2.4 Расчет эффективности внедрения СЭД
2.4.1 Вычисление расходов
2.4.2 Оценка эффекта
2.5 Анализ результатов
2.5.1 Проблемы внедрения СЭД
2.5.2 Эффективность автоматизации документооборота
Заключение
Список использованной литературы
Приложения
ВведениеВ последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности.
В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:
Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.
С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.
Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.
На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.
Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и поиск новых способов позиционирования.
Целью данной дипломной работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на смоделированной фирме. Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:
- исследование понятия информационных технологий, видов, специфики и способов их внедрения с целью совершенствования ДОУ;
- рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;
- классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;
- разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;
- внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;
- анализ полученных результатов.


Список литературы1. Аладин, Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. - 2008. - №7. - С.57-59
2. Белая, Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40-47
3. БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/
4. Дело [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
5. ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
6. Журавлева, Н. Распознавание отсканированного документа как необходимый этап организации работы с документами в СЭД / Н. Журавлева // Секретарское дело. - 2008. - №9. - С.92-95
7. Корюкин, Ю. Сказка о потерянном времени / Ю. Корюкин // Управление компанией. - 2009. - №12. - С.63-66
8. Кузнецов, С. Л. Международные требования к системам автоматизации делопроизводства / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2006. - №3. - С.63-69
9. О системе LanDocs [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.landocs.ru/system/index.php
10. Подолина, О. Автоматизация подготовки организационно-распорядительного документа: работа с его шаблоном / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №10. - С.20-21
11. Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С.26-27
12. Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №11. - С.44-46
13. Подолина, О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №8. - С.87-91
14. Подолина, О. Согласование документов в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №12. - С.26-28
15. Романов, Д. А., Ильина, Т. Н., Логинова, А. Ю. Правда об электронном документообороте / Д. А. Романов, Т. Н. Ильина, А. Ю. Логинова. - М.: Компания АйТи: ДМК Пресс, 2004. - 224 с.
16. Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С30-43
17. Якобсон, И. "Локальное" решение электронного документооборота / И. Якобсон // Банковские технологии. - 2008. - №4. - С52
18. Company Media [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.inttrust.ru/main/products/comp_media/
19. PayDox [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?do=tour&l=ru
20. Workflow - Организация успеха [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: http://subscribe.ru/archive/business.12apr81/200203/27080515.html