Сроки хранения служебных документов в архивах предприятий различной ведомственной подчиненности 16

СодержаниеЗадание 1. Характеристика системы документооборота конкретного предприятия 2
Вопрос 1. Характеристика элементов, составляющих делопроизводство 5
Вопрос 2. Особенности обработки исходящей корреспонденции 9
Вопрос 3. Характеристика реквизитов правой нижней части типового формуляра-образца 12
Вопрос 4. Сроки хранения служебных документов в архивах предприятий различной ведомственной подчиненности 16
Список использованной литературы 17

ВведениеПод объемом документооборота Компании понимается количество документов, полученных и созданных Компанией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот Компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:
- поступающие (входящие);
- отправляемые (исходящие);
- внутренние.
Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников.
Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.
Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.
Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98, это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности Компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:
- бланк Компании для письма;
- бланк для письма Управления развития бизнеса;
- общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).
Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы Компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:
- Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);
- Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;
- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, филиалов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Список литературы1. Гутгарц Римма Давыдовна Документирование управленческой деятельности:Курс лекций/Р.Д.Гутгарц.-М.:Инфра-М,2001.-184с.-(Высшее образование).
2. Документоведение и документационное обеспечение управления:Спец. 350800: Гос. образоват. стандарт высш. проф. образов. и примерные программы дисциплин федерал. компонента/Отв. ред. В.В.Минаев.-М.:Изд-во РГГУ,2001.-476с.
3. Красавин Анатолий Сергеевич. Документационное обеспечение управления кадрами:Практ. пос./А.С.Красавин.-М.:Инфра-М,2003.-192с.
4. Крылова Инна Юрьевна. Документирование управленческой деятельности:Учеб. пос./И.Ю.Крылова.-СПб.:Изд-во Бизнес-пресса,2004.-240с.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления).-М.:Бизнес-школа "Интел-Синтез",1999.-320с.
6. Пшенко Александр Владимирович. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): Учеб. пос./А.В.Пшенко.-М.:Форум, Инфра-М,2004.-256с.-(Проф. образование).
7. Рогожин Михаил Юрьевич Документационное обеспечение управления:Практ. пос.-М.:РДЛ,2000.-400с.-(Современное делопроизводство).